INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DI POLAT MAKİNA
Titolare del trattamento: Polat Makina San. ve Tic. A.Ş. (di seguito denominata la “Società” o “Polat Makina”).
Polat Makina attribuisce grande importanza alla protezione dei dati personali dei propri dipendenti, candidati all’assunzione, tirocinanti, clienti, fornitori, partecipanti a fiere, visitatori e di tutte le persone interessate che accedono ai propri stabilimenti e alle proprie sedi.
La presente Informativa è stata predisposta ai sensi dell’articolo 10 della Legge turca n. 6698 sulla protezione dei dati personali (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, di seguito “KVKK”), al fine di informarVi sulle finalità del trattamento dei Vostri dati personali in relazione alle categorie di dati, sui soggetti ai quali tali dati possono essere comunicati e sulle relative finalità, sulle modalità di raccolta e sulle basi giuridiche del trattamento, nonché sui diritti a Voi riconosciuti dall’articolo 11 della KVKK.
1. Categorie di dati, finalità del trattamento e basi giuridiche
I Vostri dati personali sono trattati, nel rispetto delle condizioni di liceità previste dagli articoli 5 e 6 della KVKK, per le finalità e sulla base dei presupposti giuridici di seguito indicati, in funzione della categoria di appartenenza dell’interessato.
A. Dipendenti
Dati trattati: dati identificativi, dati di contatto, dati relativi al rapporto di lavoro e alla posizione lavorativa, dati finanziari (coordinate bancarie), dati relativi ai familiari e alle persone vicine, dati relativi all’esperienza professionale, dati relativi a procedimenti legali, dati relativi alla sicurezza fisica dei locali e dati relativi alla salute (categorie particolari di dati personali).
Finalità del trattamento: esecuzione del contratto di lavoro, costituzione e gestione del fascicolo personale, pagamento delle retribuzioni e dei benefit, adempimento degli obblighi assicurativi e fiscali previsti dalla legge, adempimento degli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro (İSG), nonché assolvimento degli obblighi derivanti dalla normativa applicabile.
Basi giuridiche: trattamento espressamente previsto dalla legge, inclusi il Codice del lavoro e la Legge sull’assicurazione sociale e sull’assicurazione sanitaria generale; necessità del trattamento ai fini dell’instaurazione o dell’esecuzione di un contratto; necessità del trattamento per adempiere agli obblighi legali del titolare del trattamento. Per quanto riguarda i dati relativi alla salute, il trattamento è effettuato nei casi e alle condizioni previsti dalla legge per finalità di tutela della salute pubblica, medicina preventiva, diagnosi medica, trattamento e assistenza sanitaria.
B. Candidati all’assunzione
Dati trattati: dati identificativi, dati di contatto, dati relativi all’esperienza professionale (curriculum vitae, istruzione, certificazioni ed esperienze lavorative) e informazioni relative alle referenze.
Finalità del trattamento: gestione delle procedure di selezione e reclutamento, valutazione dell’idoneità dei candidati rispetto alle posizioni disponibili, verifica delle referenze e, ove necessario, contatto con i candidati in relazione a future opportunità professionali.
Basi giuridiche: necessità del trattamento ai fini dell’instaurazione di un contratto, nell’ambito delle procedure precontrattuali; legittimo interesse di Polat Makina, purché non siano lesi i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato; consenso esplicito dell’interessato per la conservazione del curriculum vitae ai fini di eventuali future opportunità professionali.
C. Tirocinanti
Dati trattati: dati identificativi, dati di contatto, dati relativi alla posizione di tirocinio e alla documentazione personale (attestazione di tirocinio e informazioni relative all’istituto scolastico o universitario), dati finanziari (coordinate bancarie, ove necessarie per il pagamento dell’indennità di tirocinio), nonché i dati relativi alla salute e alla formazione necessari ai fini della salute e sicurezza sul lavoro.
Finalità del trattamento: pianificazione e monitoraggio delle attività formative del tirocinio, adempimento degli obblighi derivanti dal contratto di tirocinio, gestione delle procedure in materia di salute e sicurezza sul lavoro e trasmissione delle comunicazioni e dichiarazioni previste dalla legge.
Basi giuridiche: trattamento espressamente previsto dalla legge, inclusa la Legge n. 3308 sulla formazione professionale; necessità del trattamento per adempiere agli obblighi legali e per l’esecuzione del contratto.
D. Clienti e fornitori
Dati trattati: dati identificativi (nome, cognome e documentazione relativa ai poteri di rappresentanza e firma), dati di contatto (telefono, e-mail e indirizzo), dati finanziari (coordinate bancarie, dati di fatturazione, ufficio e numero di identificazione fiscale) e dati relativi a procedimenti legali.
Finalità del trattamento: gestione dei rapporti contrattuali, gestione delle operazioni di vendita e acquisto di beni e servizi, monitoraggio delle attività logistiche e delle consegne, gestione delle attività finanziarie e contabili, gestione delle questioni legali e amministrazione delle relazioni con i clienti (CRM).
Basi giuridiche: necessità del trattamento ai fini dell’instaurazione o dell’esecuzione di un contratto; necessità del trattamento per consentire a Polat Makina di adempiere ai propri obblighi legali, inclusi quelli derivanti dalla normativa tributaria e dal Codice commerciale turco; necessità del trattamento ai fini dell’accertamento, dell’esercizio o della tutela di un diritto.
E. Partecipanti a fiere e visitatori
Dati trattati: dati identificativi (nome e cognome), dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono e informazioni riportate sui biglietti da visita), dati professionali (azienda e qualifica). Qualora gli interessati compaiano in fotografie di gruppo scattate negli spazi espositivi, possono essere trattati anche dati visivi. I dati utilizzati per le attività di marketing e per gli inviti alle fiere sono trattati, ove richiesto, previo consenso esplicito dell’interessato.
Finalità del trattamento: organizzazione e gestione delle fiere, sviluppo commerciale, instaurazione di rapporti con potenziali clienti e fornitori, promozione dei prodotti e dei servizi di Polat Makina e gestione delle comunicazioni commerciali, incluse newsletter e comunicazioni relative a campagne promozionali.
Basi giuridiche: legittimo interesse del titolare del trattamento, purché non siano lesi i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato, per finalità di sviluppo commerciale e comunicazione aziendale; consenso esplicito dell’interessato per l’invio di comunicazioni commerciali elettroniche e per le attività di trattamento dei dati per le quali tale consenso è richiesto.
F. Videosorveglianza a circuito chiuso (CCTV) e sicurezza fisica dei locali
Dati trattati: dati relativi alla sicurezza fisica dei locali (registrazioni delle telecamere di videosorveglianza).
Finalità del trattamento: garantire la sicurezza fisica delle sedi, degli stabilimenti produttivi e degli edifici adibiti a uffici di Polat Makina; assicurare la sicurezza all’interno dell’azienda; proteggere beni mobili, prodotti e altre risorse aziendali; utilizzare le registrazioni come elementi di prova in eventuali controversie legali.
Basi giuridiche: legittimo interesse di Polat Makina alla tutela della sicurezza, purché non siano lesi i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato; necessità del trattamento ai fini dell’accertamento, dell’esercizio o della tutela di un diritto.
Nota: le attività di videosorveglianza sono effettuate esclusivamente nelle aree comuni, quali ingressi degli edifici, corridoi, linee di produzione, magazzini e aree esterne degli edifici. Non sono presenti telecamere negli spazi in cui la videosorveglianza potrebbe violare il diritto alla riservatezza delle persone, quali servizi igienici e sale relax.
2. Comunicazione dei dati personali trattati
I Vostri dati personali potranno essere comunicati, per il perseguimento delle finalità sopra indicate e nel rispetto degli articoli 8 e 9 della KVKK, ai seguenti destinatari:
Autorità e organismi pubblici legalmente autorizzati: per l’adempimento degli obblighi di legge, tra cui l’Istituto di previdenza sociale (SGK), il Ministero del Tesoro e delle Finanze, l’Agenzia turca per l’impiego (İŞKUR), le autorità giudiziarie e le forze di polizia.
Partner commerciali e fornitori: soggetti terzi ai quali vengono affidati servizi necessari allo svolgimento delle attività aziendali, quali società di spedizione e logistica, società di revisione indipendenti, consulenti contabili e fiscali, specialisti in materia di salute e sicurezza sul lavoro e fornitori di servizi informatici e di assistenza software.
Società del gruppo: Polat Group Holding A.Ş. e le società partecipate, per la gestione di banche dati condivise, le attività di rendicontazione e l’attuazione delle politiche aziendali.
Società organizzatrici di fiere: nei limiti previsti dalla legge, per la gestione delle procedure relative alla partecipazione alle manifestazioni fieristiche in conformità alla normativa applicabile.
3. Modalità di raccolta dei dati personali
I Vostri dati personali sono raccolti mediante le seguenti modalità:
Modalità automatizzate: sistemi di videosorveglianza a circuito chiuso (CCTV), candidature e richieste presentate attraverso i siti web aziendali, comunicazioni e-mail e dati registrati nell’infrastruttura informatica di Polat Makina.
Modalità non automatizzate: moduli di candidatura per l’assunzione, fascicoli personali cartacei, biglietti da visita consegnati direttamente, moduli compilati presso le fiere, contratti cartacei e verbali.
La raccolta avviene mediante trattamenti interamente o parzialmente automatizzati oppure mediante modalità non automatizzate, purché i dati siano parte di un sistema di archiviazione dei dati, in conformità alla normativa applicabile.
4. Diritti dell’interessato ai sensi dell’articolo 11 della KVKK
In qualità di interessati, ai sensi dell’articolo 11 della KVKK, avete il diritto di rivolgervi a Polat Makina per esercitare i seguenti diritti:
Sapere se i Vostri dati personali sono oggetto di trattamento.
Richiedere informazioni qualora i Vostri dati personali siano stati trattati.
Conoscere le finalità del trattamento dei Vostri dati personali e verificare se i dati siano utilizzati in conformità a tali finalità.
Conoscere i terzi ai quali i Vostri dati personali sono stati comunicati, in Turchia o all’estero.
Richiedere la rettifica dei dati personali incompleti o inesatti.
Richiedere la cancellazione o la distruzione dei dati personali alle condizioni previste dall’articolo 7 della KVKK.
Richiedere che le operazioni di rettifica, cancellazione o distruzione siano comunicate ai terzi ai quali i dati personali sono stati trasmessi.
Opporsi a una decisione sfavorevole derivante dall’analisi dei dati personali effettuata esclusivamente mediante sistemi automatizzati.
Richiedere il risarcimento dei danni qualora abbiate subito un pregiudizio a causa del trattamento illecito dei Vostri dati personali.
5. Modalità di presentazione delle richieste
Per esercitare i diritti sopra indicati, in conformità al Comunicato sulle procedure e sui principi di presentazione delle richieste al titolare del trattamento, potete presentare la Vostra richiesta attraverso una delle seguenti modalità:
Presentando una richiesta scritta con firma autografa, personalmente previa esibizione di un documento di identità oppure tramite notaio, all’indirizzo della Società: [Indirizzo della Società].
Inviando la richiesta, sottoscritta con firma elettronica qualificata o firma mobile, all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (KEP) della Società: [Indirizzo KEP della Società].
Inviando la richiesta dall’indirizzo e-mail precedentemente comunicato alla Società e registrato nei suoi sistemi, al seguente indirizzo: [Indirizzo e-mail di contatto della Società].
La richiesta deve contenere obbligatoriamente le seguenti informazioni: nome e cognome; firma, in caso di presentazione cartacea; numero di identificazione fiscale e personale turco (T.C. kimlik numarası) oppure, per i cittadini stranieri, numero di passaporto o cittadinanza; indirizzo di residenza o di lavoro ai fini delle notifiche; indirizzo e-mail per le comunicazioni; descrizione chiara e specifica dell’oggetto della richiesta.
Polat Makina provvederà a esaminare e concludere la richiesta entro un massimo di 30 (trenta) giorni, senza addebitare costi, salvo i casi in cui la normativa applicabile consenta di applicare una tariffa.
